Centrum nápovědy

Tento návod popisuje první kroky tak, jak aplikace skutečně funguje. Při prvním spuštění se po přihlášení otevře hlavně karta Nastavení; ostatní pracovní karty se zapnou až po uložení fakturačních údajů a výběru kalendáře.

1. Přihlášení a předplatné

Pokud se zobrazí přihlašovací okno, přihlaste se účtem Flowbily. Aplikace při startu ověřuje předplatné přes server. Plány Free a Light potřebují při spuštění internet; plán Profi může použít uložené ověření, pokud už ho aplikace má v cache.

Stav účtu najdete později na kartě Předplatné. Tam uvidíte Přihlášen jako:, Váš plán:, Stav: a Platí do:.

2. Vyplnění fakturačních údajů

Otevřete kartu Nastavení a v části Nastavení fakturace vyplňte údaje dodavatele:

• jméno nebo název firmy,
• ulici, město, PSČ a stát,
• telefon a e-mail,
• IČ, případně DIČ,
• číslo účtu, kód banky a IBAN.

Tyto údaje se používají na fakturách a u QR platby. Bez bankovních údajů může být faktura vytvořena, ale platební část nebude úplná.

3. Číslování, splatnost a DPH

V prostředním sloupci karty Nastavení nastavte:

• První a aktuální číslo: - číslo, které se použije pro další fakturu,
• Splatnost (dny): - počet dní do splatnosti,
• Položka faktury: - výchozí název položky pro faktury z kalendáře,
• Status: v části Nastavení DPH.

Když zvolíte Plátce DPH, objeví se také Výchozí sazba: a Zaokrouhlit celkem:. Zaokrouhlení celkové částky je dostupné podle plánu předplatného.

Po vytvoření faktury aplikace číslo faktury automaticky posune na další číslo. U faktur převodem používá stejné číslo také jako variabilní symbol, pokud není zadán jiný.

4. Vzhled faktury

V části Barva faktury můžete vybrat barvu faktury. Vpravo lze přidat Logo firmy a Podpis přes tlačítka Načíst logo ze složky a Načíst podpis ze složky. Logo a podpis se ukládají do nastavení aplikace a používají se při generování PDF, pokud to dovoluje aktuální plán.

Podporované obrázky jsou PNG, JPG a JPEG. Aplikace doporučuje velikost 200 x 100 px a větší obrázky zmenšuje.

5. Výběr kalendáře

Ve spodní části Výběr dat z kalendáře vyberte Mac kalendář nebo Google kalendář a klikněte na Uložit nastavení kalendáře.

Na macOS se po uložení zdroje Mac kalendář používá karta Mac Kalendář. Pro Google se používá karta ICS Google. Výběr v nastavení rozhoduje i o tom, na kterou kalendářovou kartu vás aplikace po uložení přepne.

6. Uložení

Klikněte na Uložit nastavení fakturace. Tím se uloží soubor nastavení a aplikace povolí hlavní pracovní karty: Mac Kalendář nebo ICS Google, Faktura, Adresář, Ceník, Platby, Export, Předplatné a Nastavení.

Co nastavit hned potom

Po prvním uložení nastavte v tomto pořadí:

1. Ceník, pokud chcete používat předem připravené hodinové sazby.
2. Adresář, protože párování lekcí z kalendáře probíhá podle jména odběratele v adresáři.
3. Propojení kalendáře na kartě Mac Kalendář nebo ICS Google.
4. Nastavit SMTP, pokud chcete posílat faktury e-mailem z karty Export.

Flowbily umí číst lekce z macOS Kalendáře a z Google Calendar. Zdroj vyberete na kartě Nastavení v části Výběr dat z kalendáře; samotné lekce potom načítáte na kartě Mac Kalendář nebo ICS Google.

Mac Kalendář

Karta Mac Kalendář je dostupná jen na macOS. Postup:

1. V Nastavení vyberte Mac kalendář a klikněte na Uložit nastavení kalendáře.
2. Otevřete kartu Mac Kalendář.
3. Klikněte na Načíst kalendáře.
4. V poli Výběr kalendáře: vyberte kalendář, ze kterého se mají brát lekce.
5. Vyberte Odběratel:, Měsíc: a Rok:.

Když macOS nepovolí přístup ke kalendářům, Flowbily zobrazí upozornění, že kalendáře nejsou dostupné. V takovém případě povolte aplikaci přístup ke Kalendáři v nastavení systému macOS a načtení zopakujte.

Google Calendar přes kartu ICS Google

Pro Google se používá karta ICS Google. V kódu aplikace se Google přihlášení ukládá přes společný Google OAuth token, který slouží pro Gmail i čtení kalendáře.

Postup:

1. V Nastavení otevřete Nastavit SMTP.
2. V dialogu Nastavení e-mailu vyberte poskytovatele Gmail.
3. Klikněte na Přihlásit pomocí Google a dokončete přihlášení v prohlížeči.
4. Dialog uložte.
5. V Nastavení vyberte Google kalendář a klikněte na Uložit nastavení kalendáře.
6. Otevřete kartu ICS Google.
7. Klikněte na Načíst kalendáře a vyberte kalendář v poli Výběr kalendáře:.

Pokud kliknete na Načíst kalendáře bez Google přihlášení, aplikace zobrazí výzvu, abyste se v Nastavení přihlásili tlačítkem Přihlásit pomocí Google.

Jak Flowbily vybírá období

Na kartách Mac Kalendář a ICS Google nejsou pole Od a Do. Období se určuje přes:

• Měsíc: - konkrétní měsíc nebo Všechny měsíce,
• Rok: - rok, který je v nabídce,
• Odběratel: - konkrétní odběratel nebo všichni odběratelé.

Při změně odběratele, měsíce, roku nebo kalendáře aplikace znovu načte a přepočítá zobrazené lekce.

Důležité pro správné párování lekcí

Jméno v kalendářové události se musí shodovat s odběratelem v Adresář. Flowbily z kalendáře vytáhne jméno, porovná ho s adresářem a použije cenu uloženou u tohoto odběratele. Pokud jméno v kalendáři neodpovídá žádnému záznamu v adresáři, událost se nezaúčtuje správnému odběrateli.

Ceník se nepáruje přímo s názvem události v kalendáři. Ceník slouží k nastavení ceny odběratele v adresáři; fakturace potom používá uloženou Cena za hodinu u odběratele.

Ceník ve Flowbily slouží jako zdroj hodinových sazeb pro adresář odběratelů. Nejde o automatické párování kategorií z názvů lekcí v kalendáři. Fakturace používá cenu uloženou u odběratele v adresáři.

Kde ceník najdete

Otevřete kartu Ceník. Na kartě jsou tyto hlavní prvky:

• výběr Ceník:,
• tlačítka Přidat ceník, Upravit, Smazat,
• tabulka s položkami Kategorie, Popis, Cena (Kč),
• tlačítka Přidat položku, Upravit položku, Smazat položku.

Přidání ceníku

1. Klikněte na Přidat ceník.
2. Zadejte Název ceníku:.
3. Nastavte Platný od:.
4. Uložte dialog.

Datum Platný od je uložené u ceníku a pomáhá rozlišit více sad cen. Aplikace ho nepoužívá k automatickému výběru ceny podle data lekce; cenu pro fakturaci bere z odběratele.

Přidání položky ceníku

1. Vyberte ceník v poli Ceník:.
2. Klikněte na Přidat položku.
3. Vyplňte Kategorie:, Popis: a Cena (Kč):.
4. Uložte položku.

Kategorie a Popis se zobrazují při výběru tarifu v adresáři. Cena položky se přiřadí odběrateli jako jeho hodinová sazba.

Jak ceník navazuje na adresář

V kartě Adresář má odběratel pole Tarif z ceníku:. Když vyberete tarif, aplikace nastaví Cena za hodinu podle položky ceníku. Pokud zadáte Sleva (Kč):, cena odběratele se sníží o tuto částku.

Příklad: položka ceníku má cenu 900 Kč a u odběratele zadáte slevu 100 Kč. Odběratel bude mít uloženou cenu 800 Kč za hodinu a tuto cenu použije fakturace z kalendáře.

Co se stane po změně ceníku

Když upravíte nebo smažete položku ceníku, karta Adresář reaguje přepočtem cen u odběratelů, kteří mají navázaný tarif. Pokud některý tarif už v ceníku neexistuje, aplikace zobrazí upozornění, abyste dotčené odběratele zkontrolovali.

Omezení podle plánu

Počet ceníků, počet položek a možnost upravovat nebo mazat položky jsou řízené předplatným. Pokud je tlačítko vypnuté nebo aplikace zobrazí upozornění o nedostupné funkci, daná akce není v aktuálním plánu povolená.

Adresář je základ pro fakturaci z kalendáře. Flowbily podle něj pozná odběratele, jejich cenu za hodinu, e-mail pro odesílání faktur a fakturační adresu.

Kde adresář najdete

Otevřete kartu Adresář. Tabulka obsahuje sloupce:

• Jméno, Příjmení,
• Tarif z ceníku, Sleva, Cena za hodinu,
• Ulice, Město, PSČ, IČ, DIČ, Stát,
• E-mail, Telefon.

Pod tabulkou jsou tlačítka Přidat odběratele, Upravit odběratele, Smazat odběratele, Importovat adresář a Exportovat adresář.

Přidání odběratele

1. Klikněte na Přidat odběratele.
2. Vyplňte hlavně Jméno / Firma:, případně Příjmení (nepovinné):.
3. Doplňte E-mail: a Telefon:.
4. Vyplňte adresu: Ulice:, Město:, PSČ:, Stát:.
5. Pokud odběratel má IČ nebo DIČ, vyplňte IČ: a DIČ:.
6. Nastavte cenu jedním ze dvou způsobů:

• ručně vyplňte Cena za hodinu:,
• nebo vyberte Tarif z ceníku: a případně zadejte Sleva (Kč):.

Když je vybraný tarif z ceníku, pole Cena za hodinu je počítané automaticky a nejde ho ručně měnit. Výsledná cena je cena položky ceníku minus sleva.

Úprava a smazání odběratele

Vyberte řádek v tabulce. Tlačítko Upravit odběratele je aktivní jen pro jeden vybraný řádek a jen pokud to dovoluje plán. Smazat odběratele odstraní vybraný záznam po potvrzení.

Smazání odběratele neznamená smazání již vytvořených faktur v evidenci. Staré faktury zůstávají na kartách Platby a Export, pokud už byly uloženy do databáze faktur.

Import a export adresáře

Importovat adresář načítá CSV nebo XML. Exportovat adresář ukládá CSV nebo XML. Import a export jsou funkce řízené předplatným.

Při importu CSV aplikace očekává základní sloupce pro jméno, příjmení, cenu, ulici, město, PSČ a stát. Umí načíst také e-mail, telefon, IČ, DIČ, tarif a slevu, pokud jsou v souboru obsažené.

Jak adresář souvisí s kalendářem

Událost z kalendáře se při zpracování páruje na odběratele podle jména. Pro fakturaci se potom použije Cena za hodinu uložená u odběratele.

Ceník se nepoužívá k tomu, aby aplikace hledala kategorii v názvu lekce. Ceník pouze pomáhá nastavit cenu odběratele v adresáři.

Jak adresář souvisí s odesíláním e-mailů

Karta Export bere e-mail příjemce z adresáře. Pokud u odběratele e-mail chybí, aplikace při odesílání faktury zobrazí upozornění, že chybí e-mail příjemce.

Odesílání faktur e-mailem se nastavuje na kartě Nastavení tlačítkem Nastavit SMTP. Nastavení se potom používá na kartě Export.

Otevření nastavení e-mailu

1. Otevřete kartu Nastavení.
2. Najděte část Nastavení emailu SMTP.
3. Klikněte na Nastavit SMTP.

Otevře se dialog Nastavení e-mailu.

Dostupní poskytovatelé

Dialog nabízí poskytovatele:

• Gmail,
• Seznam.cz,
• Custom.

Gmail

U Gmailu použijte tlačítko Přihlásit pomocí Google. Aplikace otevře přihlášení přes Google OAuth. Stejné přihlášení používá také čtení dat pro kartu ICS Google.

Po dokončení přihlášení uložte dialog. Pro Gmail se neposílá běžné SMTP heslo ručně; aplikace používá uložené Google ověření.

Seznam.cz a Custom SMTP

U Seznam.cz a Custom vyplňte SMTP údaje podle poskytovatele e-mailu. Typicky jde o server, port, e-mail a heslo nebo heslo aplikace.

V dialogu je tlačítko Otestovat připojení. Použijte ho před uložením, abyste ověřili, že se aplikace k SMTP serveru připojí.

Odesílatel

E-mail odesílatele se bere z uloženého nastavení e-mailu. Pokud nastavení e-mailu chybí nebo není úplné, karta Export při odesílání faktury zobrazí chybu.

Předplatné

Samotná možnost odesílat e-maily je řízená předplatným. Pokud plán e-mailové odesílání nepovoluje, aplikace funkci zablokuje i v případě, že SMTP údaje jsou správné.

Lekce se ve Flowbily nenačítají přes samostatný ICS soubor. Používají se karty Mac Kalendář a ICS Google, které čtou vybraný kalendář přímo přes macOS nebo Google API.

Postup načtení

1. Zkontrolujte, že máte vyplněný Adresář. Jména v kalendáři se musí shodovat s odběrateli v adresáři.
2. Otevřete Mac Kalendář nebo ICS Google podle nastavení kalendáře.
3. Klikněte na Načíst kalendáře.
4. V poli Výběr kalendáře: vyberte kalendář.
5. Vyberte Odběratel:. Můžete zvolit konkrétního odběratele nebo všechny.
6. Vyberte Měsíc:. Možnost Všechny měsíce načítá celý vybraný rok.
7. Vyberte Rok:.

Po změně výběru aplikace načte data z kalendáře a zobrazí tabulku lekcí. V tabulce můžete použít filtr ve sloupci Poznámka pro Omluveno, Zrušeno, Odečteno nebo prázdné pole.

Jak Flowbily pozná stav lekce

Stav se bere z textu události v kalendáři. Aplikace rozpoznává hlavně tato slova:

• omluveno nebo excused znamená omluvená lekce,
• zrušeno, pozdě omluveno, cancelled, late cancel, short notice znamená zrušená nebo pozdě omluvená lekce,
• náhradní, přesunutá, odečtená, replacement, substitute, moved, deducted znamená náhradní nebo odečtená lekce.

Rozpoznání se řídí textem události. Pokud se slovo v události vůbec nevyskytuje, lekce je běžná platná lekce.

Co se fakturuje

Flowbily pracuje s těmito pravidly:

• Omluveno se nefakturuje.
• Zrušeno a pozdě omluveno se fakturuje.
• Přesunutá, náhradní nebo odečtená lekce se odečítá od součtu.
• Běžná lekce se fakturuje podle délky lekce a ceny za hodinu uložené u odběratele.

Toto je důležité: zrušená lekce není automaticky vynechaná. V kódu se vynechává pouze stav Omluveno.

Jednodenní faktura z řádku lekce

V tabulce lekcí můžete kliknout pravým tlačítkem na řádek a zvolit Vyfakturovat tento den. Aplikace vytvoří fakturu jen pro vybranou lekci a uloží ji do evidence faktur.

Když se lekce nezobrazí správně

Zkontrolujte:

• zda je vybraný správný kalendář,
• zda Měsíc: a Rok: odpovídají události,
• zda jméno v události odpovídá odběrateli v adresáři,
• zda má odběratel nastavenou Cena za hodinu,
• zda máte přístup ke kalendáři povolený v macOS nebo jste přihlášeni ke Google.

Faktury můžete ve Flowbily vytvořit dvěma způsoby: na kartě Faktura, nebo z lekcí načtených z kalendáře na kartě Mac Kalendář nebo ICS Google.

Faktura z kalendáře

1. Otevřete Mac Kalendář nebo ICS Google.
2. Vyberte kalendář v poli Výběr kalendáře:.
3. Vyberte Odběratel:, Měsíc: a Rok:.
4. Zkontrolujte zobrazené lekce.
5. Klikněte na Vygenerovat faktury.

Když vyberete konkrétního odběratele a konkrétní měsíc, aplikace se před generováním zeptá, jestli chcete přidat další položky na fakturu, například dopravu. Tento dotaz se nezobrazuje při volbě všech odběratelů ani při volbě Všechny měsíce.

Hromadná fakturace

Při volbě všech odběratelů aplikace vytvoří faktury pro odběratele, kteří mají v daném období fakturovatelný součet. U volby Všechny měsíce rozdělí výstupy podle měsíců v daném roce.

Faktury s nulovou částkou se negenerují. Vygenerované faktury se uloží jako PDF a zároveň se zapíšou do evidence faktur, takže se později objeví na kartách Platby a Export.

Jedna lekce z tabulky

Na kartě Mac Kalendář nebo ICS Google klikněte pravým tlačítkem na řádek lekce a vyberte Vyfakturovat tento den. Tím vytvoříte fakturu jen pro danou lekci.

Faktura bez kalendáře

Pro fakturu, která nevychází z kalendáře, použijte kartu Faktura. Vyplníte odběratele, položky a způsob platby a kliknete na Vytvořit PDF fakturu. Po úspěšném vytvoření se faktura také uloží do evidence.

Jak se počítá částka z kalendáře

U běžné lekce aplikace vezme délku lekce v hodinách a vynásobí ji cenou za hodinu uloženou u odběratele v adresáři. Pokud je v nastavení vybraný Plátce DPH, připočítá se DPH podle nastavené sazby.

Pravidla stavů lekcí:

• Omluveno se neúčtuje.
• Zrušeno a pozdě omluveno se účtuje.
• Přesunutá, náhradní nebo odečtená lekce se odečítá.

Kam se faktury ukládají

PDF soubory se ukládají do složky Flowbily v dokumentech uživatele. Na kalendářových kartách je tlačítko Složka s fakturami; na kartě Export je tlačítko Složka faktury a exporty.

Hromadná tvorba faktur probíhá z kalendářových karet Mac Kalendář a ICS Google. Aplikace z vybraného kalendáře načte lekce, seskupí je podle odběratelů a vytvoří PDF faktury.

Příprava

Než spustíte hromadnou tvorbu, zkontrolujte:

• v Nastavení jsou uložené údaje dodavatele, číslo faktury, splatnost a DPH,
• v Adresář jsou odběratelé se správnou Cena za hodinu,
• jména v kalendáři odpovídají jménům v adresáři,
• v kalendářové kartě je vybraný správný kalendář.

Vytvoření faktur pro měsíc

1. Otevřete Mac Kalendář nebo ICS Google.
2. V poli Odběratel: ponechte volbu pro všechny odběratele.
3. V poli Měsíc: vyberte konkrétní měsíc.
4. V poli Rok: vyberte rok.
5. Klikněte na Vygenerovat faktury.

Aplikace vytvoří faktury pro všechny odběratele, u kterých po započtení pravidel lekcí vyjde nenulová částka.

Vytvoření faktur za celý rok

1. V poli Odběratel: ponechte všechny odběratele nebo vyberte konkrétního odběratele.
2. V poli Měsíc: vyberte Všechny měsíce.
3. Vyberte Rok:.
4. Klikněte na Vygenerovat faktury.

Při této volbě aplikace rozdělí data po měsících. Nevytváří jednu souhrnnou fakturu za celý rok, ale měsíční faktury podle nalezených lekcí.

Měsíční faktura za vybrané lekce

V tabulce označte požadované řádky pomocí Cmd + kliknutí na macOS, Ctrl + kliknutí na Windows nebo Shift + kliknutí pro souvislý výběr. Klikněte pravým tlačítkem na některý označený řádek a zvolte Vyfakturovat vybrané lekce.

Výběr musí patřit jednomu odběrateli a jednomu měsíci a roku. Vznikne jedna běžná měsíční faktura pouze za označené lekce, se stejnými pravidly výpočtu, platby a dalších položek. Pokud již měsíční faktura existuje, aplikace ponechá stávající upozornění a vyžádá potvrzení. Již fakturované lekce se z výběru automaticky neodebírají.

Akce Vyfakturovat tento den i hlavní tlačítko Vygenerovat faktury fungují nadále stejně; hlavní tlačítko není výběrem řádků omezeno.

Další položky na fakturu

Dialog Přidat další položky na fakturu se zobrazuje jen při generování pro jednoho konkrétního odběratele a jeden konkrétní měsíc. Při hromadném generování pro všechny odběratele nebo všechny měsíce se tento dialog nezobrazuje.

Pravidla pro zrušené a přesunuté lekce

Hromadná fakturace používá stejná pravidla jako zobrazení lekcí:

• omluvené lekce se vynechají,
• zrušené a pozdě omluvené lekce se fakturují,
• náhradní, přesunuté a odečtené lekce se odečítají.

Výsledná částka se počítá z hodin a ceny odběratele uložené v adresáři.

Evidence po vytvoření

Každá vytvořená faktura se uloží jako PDF a zároveň se zapíše do evidence. Díky tomu ji později uvidíte v kartách Platby a Export, kde lze sledovat úhrady, exportovat souhrny a posílat faktury e-mailem.

Faktura bez kalendářových lekcí se vytváří na kartě Faktura. Použijte ji pro fakturu, která nemá vzniknout z importovaných lekcí.

Základní postup

1. Otevřete kartu Faktura.
2. V části Dodavatel zkontrolujte údaje načtené z Nastavení.
3. V části Odběratel vyberte zákazníka v poli Vybrat odběratele: nebo vyplňte údaje ručně.
4. Vyberte Způsob platby: - Převodem nebo Hotově.
5. V části Položky faktury vyplňte položky.
6. Podle potřeby použijte Přidat položku nebo Odebrat vybranou položku.
7. Pokud je ve vašem plánu dostupná sleva, nastavte Sleva % nebo Sleva částka.
8. Klikněte na Vytvořit PDF fakturu.

Po vytvoření PDF se faktura uloží do evidence faktur. Díky tomu se zobrazí na kartách Platby a Export.

Odběratel

Když vyberete odběratele z adresáře, pole odběratele se vyplní z uloženého záznamu. Pokud vyplníte nového odběratele ručně, můžete použít tlačítko Uložit odběratele; tato možnost závisí na plánu předplatného.

Způsob platby

Převodem znamená, že faktura se později páruje s bankovní platbou na kartě Platby. U převodu se používá variabilní symbol, obvykle číslo faktury.

Hotově znamená, že úhradu lze na kartě Platby označit ručně zaškrtnutím stavu faktury. Hotovostní faktury se nepárují s bankovní transakcí.

Sleva

Sleva se počítá z celkové částky položek. Sleva % odečte procento, Sleva částka odečte pevnou částku v Kč. Aplikace nedovolí, aby sleva snížila částku pod nulu.

Číslování

Faktura vytvořená na kartě Faktura používá aktuální číslo z Nastavení v poli První a aktuální číslo:. Po úspěšném vytvoření PDF aplikace číslo navýší.

Vzhled PDF faktury se nastavuje hlavně na kartě Nastavení. E-mailová šablona se nastavuje zvlášť na kartě Export v části Obsah e-mailu.

Barva faktury

Otevřete Nastavení a v části Barva faktury vyberte barvu. Aplikace nabízí modrou, žlutou, fialovou, zelenou, červenou a oranžovou. Vybraná barva se používá při generování PDF faktur.

Možnost měnit barvu faktury je řízená předplatným. Pokud plán barvu nepovoluje, aplikace nastaví výchozí modrou a volba barvy je vypnutá.

Logo firmy

Vpravo v Nastavení je část Logo firmy s tlačítkem Načíst logo ze složky.

Podporované formáty jsou PNG, JPG a JPEG. Aplikace zobrazí doporučení 200 x 100 px a jako horní limit používá 500 x 300 px. Větší obrázek zmenší a uloží do nastavení aplikace.

Logo se vykreslí na PDF faktuře jen tehdy, když to dovoluje aktuální plán.

Podpis

Pod částí Logo firmy je část Podpis s tlačítkem Načíst podpis ze složky. Platí stejná pravidla jako pro logo: PNG, JPG nebo JPEG, doporučená velikost 200 x 100 px a použití podle oprávnění plánu.

DPH, zaokrouhlení a splatnost

Vzhled a obsah faktury ovlivňuje také nastavení:

• Status: v části Nastavení DPH,
• Výchozí sazba: u plátce DPH,
• Zaokrouhlit celkem: u plátce DPH,
• Splatnost (dny):,
• Položka faktury:.

Některé z těchto voleb jsou dostupné jen ve vyšších plánech. Pokud je volba vypnutá, aplikace použije výchozí chování.

E-mailová šablona není šablona PDF faktury

Na kartě Export je část Obsah e-mailu. Ta upravuje text e-mailu, kterým se faktura odesílá. Nemění rozvržení PDF faktury.

V editoru je přepínač </> a štítek Režim: Text nebo Režim: HTML. V textovém režimu píšete běžný text. V HTML režimu píšete HTML obsah e-mailu a aplikace zobrazuje náhled. Tlačítko Uložit šablonu uloží aktuální textovou nebo HTML šablonu podle aktivního režimu.

HTML režim a ukládání šablon jsou také řízené předplatným.

Faktury se odesílají z karty Export. Odesílá se PDF soubor uložený u faktury v evidenci.

Příprava

Nejdřív zkontrolujte:

• faktura byla vytvořena ve Flowbily a je v tabulce Faktury vydané,
• u odběratele v Adresář je vyplněný e-mail,
• v Nastavení je uložené nastavení e-mailu přes Nastavit SMTP,
• váš plán povoluje Odesílání e-mailem.

Odeslání faktury

1. Otevřete kartu Export.
2. Najděte fakturu v tabulce Faktury vydané.
3. Ve sloupci Odesílání Emailem klikněte na tlačítko pro odeslání.
4. Aplikace vezme e-mail odběratele z adresáře, připojí PDF fakturu a odešle zprávu.

Po úspěšném odeslání si aplikace uloží počet odeslání a datum posledního odeslání. Tlačítko ve sloupci odesílání potom ukazuje, že faktura už byla odeslána.

Text e-mailu

Vpravo na kartě Export je část Obsah e-mailu. Výchozí text můžete před odesláním upravit přímo v editoru.

V textu a předmětu lze použít zástupné hodnoty:

• {invoice_no} - číslo faktury,
• {amount} - částka jako text v Kč,
• {amount_value} - číselná částka,
• {due_date} - datum splatnosti,
• {issue_date} - datum vystavení,
• {customer_name} - odběratel.

Výchozí předmět je Faktura {invoice_no}.

Textový a HTML režim

Přepínač </> mění editor mezi textovým a HTML režimem. Štítek ukazuje Režim: Text nebo Režim: HTML. HTML režim mění tělo e-mailu, ne vzhled PDF faktury.

Tlačítko Uložit šablonu uloží aktuální textovou i HTML šablonu do nastavení aplikace. Ukládání šablony a HTML režim jsou dostupné podle předplatného.

Nejčastější důvody, proč odeslání nejde

• odběratel nemá v adresáři e-mail,
• faktura nemá uloženou cestu k PDF,
• SMTP nebo Gmail přihlášení není nastavené,
• plán nepovoluje e-mailové odesílání,
• poskytovatel e-mailu odmítl přihlášení nebo port.

Flowbily nemá obecné tlačítko pro ruční přidání libovolné bankovní platby. Ruční práce s úhradou se týká hlavně hotovostních faktur a drobných oprav importovaných plateb.

Hotovostní faktury

Faktura vytvořená se způsobem platby Hotově se na kartě Platby označuje ručně v tabulce Faktury vydané.

Postup:

1. Otevřete kartu Platby.
2. V tabulce Faktury vydané najděte hotovostní fakturu.
3. Ve sloupci Stav změňte zaškrtnutí.

Toto ruční označení je určené pro hotovost. Faktury se způsobem platby Převodem se mají označovat jako uhrazené přes párování bankovní platby.

Faktury převodem

U faktury Převodem načtěte platbu přes Fio API, Emailové notifikace nebo Import CSV, klikněte na Najít shody a potom potvrďte návrh párování.

Pokud párování nenajde shodu, zkontrolujte hlavně variabilní symbol, částku a jméno odběratele. V tabulce Banka – import plateb lze upravit sloupec VS, pokud importovaná platba přišla bez správného variabilního symbolu nebo ho banka vyexportovala jinak.

Smazání faktury z evidence

Na kartě Platby lze přes kontextové menu tabulky faktur pracovat s vybranou fakturou. Mazání faktury z evidence je oddělené od smazání PDF souboru ve složce s fakturami.

Kdy použít ruční označení a kdy párování

• Hotovost: změňte Stav v tabulce faktur.
• Převod na účet: načtěte bankovní platbu a potvrďte shodu.
• Chybné VS v importu: opravte VS v tabulce bankovních plateb a spusťte Najít shody znovu.

Platby se řeší na kartě Platby. Tato karta má tři hlavní části: Faktury vydané, Banka – import plateb a Párování.

Automatizace plateb je řízená předplatným. Pokud plán nepovoluje kartu Platby, bankovní import nebo párování, aplikace tlačítka vypne nebo zobrazí upozornění.

Zdroje plateb

Nahoře na kartě Platby je menu Banka / import ▼. Obsahuje tři způsoby načtení plateb:

• Fio API,
• Emailové notifikace,
• Import CSV.

Tlačítko Načíst platby používá právě aktivní zdroj. Aktivní zdroj se mění podle toho, kterou část menu otevřete nebo použijete.

Fio API

1. Otevřete Banka / import ▼ > Fio API.
2. V poli Poskytovatel je dostupná volba Fio banka.
3. Do pole API token vložte token z Fio banky.
4. Tlačítkem Zobrazit si můžete token dočasně zobrazit.
5. Klikněte na Uložit token.
6. Vyberte rozsah: Posledních X dní nebo Konkrétní měsíc.
7. Klikněte na Načíst platby.

Aplikace načte příchozí transakce do tabulky Banka – import plateb. Token se ukládá do nastavení poskytovatele plateb v aplikaci.

Emailové notifikace

Tento způsob používá Flowbily backend pro bankovní e-maily. V menu Banka / import ▼ > Emailové notifikace jsou akce:

• Zkopírovat adresu pro banku,
• Načíst platby z emailu.

Akce Zkopírovat adresu pro banku vytvoří adresu ve tvaru platby.{token}@flowbily.com. Tuto adresu nastavte v bance jako příjemce bankovních notifikací o příchozích platbách. Potom v aplikaci použijte Načíst platby z emailu nebo aktivujte tento zdroj a klikněte na Načíst platby.

Emailový import není obecná schránka uživatele. Aplikace používá Flowbily backend a uložený token účtu, aby se platby přiřadily ke správnému uživateli.

Import CSV

V menu Banka / import ▼ > Import CSV jsou bankovní profily. Připravené profily jsou:

• Fio banka CSV,
• Komerční banka,
• Obecné CSV.

Ostatní banky se v menu mohou zobrazit s textem (čeká na schéma). Tyto položky jsou vypnuté, protože v kódu zatím nemají připravené schéma reálného CSV exportu.

Obecné CSV zkouší sloupce rozpoznat podle běžných názvů jako datum platby, částka, VS, název protiúčtu, protiúčet a poznámka.

Pravidla párování

Menu Pravidla párování ▼ umožňuje nastavit:

• 1. kritérium, 2. kritérium, 3. kritérium,
• Tolerance,
• tlačítko Uložit pravidla.

Dostupná kritéria jsou Variabilní symbol, Částka, Jméno odběratele a Nepoužít. Výchozí logika používá variabilní symbol a částku s tolerancí 1 Kč.

Párování plateb s fakturami

1. Načtěte platby z Fio API, emailových notifikací nebo CSV.
2. Klikněte na Najít shody.
3. Zkontrolujte tabulku Párování.
4. Použijte Potvrdit vybrané shody nebo Spárovat vše (auto).

Po potvrzení shody aplikace označí fakturu převodem jako uhrazenou a propojí ji s platbou. Návrhy můžete odstranit bez zápisu do databáze tlačítky Odebrat vybrané návrhy a Zahodit všechny návrhy.

Co se nepáruje automaticky

Párování pracuje s neuhrazenými fakturami se způsobem platby Převodem a s nespárovanými bankovními platbami. Hotovostní faktury se nepropojují s bankovní transakcí; u nich se stav řeší ručně v tabulce faktur.

Evidence úhrad vychází z faktur uložených do databáze Flowbily. Faktura se do evidence zapíše při vytvoření PDF z kalendáře nebo z karty Faktura.

Kde evidenci najdete

Neuhrazené a uhrazené faktury uvidíte na kartách:

• Platby v tabulce Faktury vydané,
• Export v tabulce Faktury vydané.

Tabulka obsahuje sloupce Stav, PDF, Číslo faktury, Odběratel, VS, Částka, Typ, Způsob platby, Vytvořeno, Splatnost a Poslední změna.

Stav faktury

Stav ukazuje, jestli je faktura uhrazená nebo neuhrazená.

• Faktura Převodem se označí jako uhrazená po potvrzení shody s bankovní platbou.
• Faktura Hotově se může označit ručně v tabulce faktur.

Splatnost

Datum ve sloupci Splatnost se počítá podle Splatnost (dny): v kartě Nastavení. Faktury po datu splatnosti jsou v tabulce zvýrazněné barvou. Samostatný filtr pouze pro prošlé datum splatnosti v aplikaci není.

Filtry

V hlavičce tabulky lze filtrovat hlavně podle stavu a hodnot ve sloupcích. Stav nabízí Uhrazené a Neuhrazené. Kromě stavu můžete použít filtr podle jména odběratele nebo dalších zobrazených hodnot.

Proč starší PDF nemusí být v evidenci

Tabulka nezobrazuje každý PDF soubor, který leží ve složce. Zobrazuje faktury, které byly vytvořené Flowbily a zapsané do evidence. Pokud máte staré PDF vytvořené mimo evidenci, v tabulce se nemusí objevit.

Jak dluh uzavřít

U faktur převodem načtěte bankovní platby a potvrďte párování na kartě Platby. U hotovostních faktur změňte Stav přímo v tabulce faktur.

Export faktur najdete na kartě Export. Tato karta pracuje s fakturami uloženými v evidenci Flowbily a umožňuje vytvořit souhrn vybraných faktur.

Kde export najdete

Otevřete kartu Export. V horní části je tlačítko Složka faktury a exporty a tlačítko Exportovat vybrané. Pod nimi je tabulka Faktury vydané.

Vyberte jednu nebo více faktur v tabulce a klikněte na Exportovat vybrané.

Dostupné formáty

Aplikace nabízí:

• PDF soubor (*.pdf),
• CSV tabulka (*.csv),
• XML soubor (*.xml).

Dostupnost konkrétního formátu závisí na předplatném.

Co export obsahuje

Export je souhrn údajů o fakturách z evidence. Obsahuje například číslo faktury, odběratele, částku, datum vystavení, datum splatnosti, stav, variabilní symbol a způsob platby.

PDF export z karty Export není kopie vzhledu původní faktury. Je to souhrnný report jedné nebo více faktur. Původní PDF faktury najdete přes sloupec PDF nebo přes tlačítko Složka faktury a exporty.

XML export je interní souhrn Flowbily se strukturou invoice_summary pro jednu fakturu nebo invoices_summary pro více faktur. Nejde o speciální účetní formát pro konkrétní účetní program.

Filtry v tabulce

Tabulka Faktury vydané umožňuje filtrovat podle stavu Uhrazené nebo Neuhrazené a podle hodnot ve vybraných sloupcích, například podle odběratele. Faktury po datu splatnosti jsou barevně zvýrazněné, ale nemají samostatný exportní filtr.

Kam se export ukládá

Dialog pro uložení nabízí složku exportů Flowbily. Pokud exportujete jednu fakturu, výchozí název obsahuje odběratele a číslo faktury. Při exportu více faktur se používá název typu souhrn faktur s datem exportu.

Karta Předplatné ukazuje aktuální účet, plán, stav předplatného, limity a dostupné funkce. Aplikace používá serverové ověření oprávnění; v uživatelském rozhraní není žádné pole pro licenční klíč.

Kde stav najdete

Otevřete kartu Předplatné. V části Aktuální stav uvidíte:

• Přihlášen jako:,
• Váš plán:,
• Stav:,
• Platí do:.

Pod tím je seznam funkcí v této verzi, například exporty, odesílání e-mailem, import plateb z banky, více ceníků, karta Platby, karta Export a barva faktury.

Limity plánu

Část Limity plánu ukazuje využití a limit pro:

• odběratele,
• faktury tento měsíc,
• položky na faktuře,
• kalendáře,
• ceníky,
• položky ceníku.

Když narazíte na limit, aplikace příslušnou akci zastaví nebo zobrazí upozornění.

Dostupné plány v aplikaci

V části Upgrade a nákup jsou zobrazené plány:

• Light za 199 Kč/měs,
• Profi za 399 Kč/měs.

Light v aplikaci popisuje 50 odběratelů, 30 faktur měsíčně, CSV/XML export, e-maily, kalendář a více ceníků. Profi popisuje neomezené odběratele, neomezené faktury, bankovní import, prioritní podporu a vše z Light.

Synchronizace

Tlačítko Synchronizovat znovu načte stav předplatného ze serveru. Použijte ho po nákupu, změně plánu nebo pokud se vám zdá, že aplikace nevidí aktuální oprávnění.

Odhlášení

Tlačítko Odhlásit se odhlásí aktuální účet z aplikace. Při dalším spuštění nebo použití aplikace se budete muset znovu přihlásit.

Start bez internetu

Plány Free a Light vyžadují při spuštění online ověření. Plán Profi může použít uložené ověření z cache, pokud už bylo dříve úspěšně načtené a je pořád platné podle pravidel aplikace.

Jak se omezení projeví v aplikaci

Oprávnění se promítají do více karet. Mohou vypnout například bankovní import, párování plateb, export vybraných faktur, HTML e-mailové šablony, import/export adresáře, více ceníků, barvu faktury, logo a podpis nebo zaokrouhlení celkové částky.

Předplatné Flowbily se kupuje na webu, ne zadáním licenčního klíče v desktop aplikaci. Stav plánu se po zaplacení uloží k účtu. V aplikaci ho načtete po přihlášení nebo tlačítkem Synchronizovat na kartě Předplatné.

Co potřebujete před platbou

• účet Flowbily (e-mail a heslo),
• ověřený e-mail. Bez ověření účet schová sekce Předplatné a Fakturace,
• vyplněné fakturační údaje v účtu na webu.

Jak vybrat plán

1. Na hlavní stránce webu v ceníku zvolte plán Free, Light nebo Profi a interval měsíc / rok.
2. Pokud nejste přihlášení, dokončete přihlášení.
3. Web vás přesměruje do účtu s vybraným plánem.

Platba

Plán Free se neplatí kartou. U Light a Profi v sekci Předplatné pokračujte k platbě. Otevře se platební stránka Stripe.

Po úspěšné platbě se plán uloží k vašemu účtu. Změnu karty nebo zrušení předplatného přímo ve Stripe rozhraní web zatím nenabízí.

Po nákupu

• na webu v účtu zkontrolujte stav předplatného,
• v desktop aplikaci na kartě Předplatné použijte Synchronizovat,
• fakturu za předplatné stáhnete na webu. Viz návod Stažení faktury za předplatné.

Faktura za předplatné Flowbily se objeví v účtu na webu. PDF se vytvoří ve chvíli, kdy ho stáhnete.

Kde fakturu najdete

1. Přihlaste se na webu a otevřete účet.
2. E-mail musí být ověřený, jinak se faktury nezobrazí.
3. V sekci faktur uvidíte číslo dokladu, plán a datum.
4. Klikněte na stažení PDF. Prohlížeč soubor uloží.

Kdy se doklad objeví

Doklad se objeví po dokončení platby. Pokud seznam zůstane prázdný, obnovte stránku účtu. Není to faktura, kterou vystavujete svým odběratelům v desktop aplikaci (karty Faktura / Export).

Co PDF obsahuje

PDF obsahuje číslo dokladu, plán, částku, DPH a fakturační údaje, které jste vyplnili na webu. Stáhnout jde jen faktury vašeho účtu.

Proč při prvním spuštění nevidím všechny karty?

Dokud nejsou uložené základní údaje na kartě Nastavení, aplikace nechává pracovní karty vypnuté. Vyplňte fakturační údaje, vyberte zdroj kalendáře a klikněte na Uložit nastavení fakturace a Uložit nastavení kalendáře.

Kde vytvořím fakturu bez kalendáře?

Faktura bez kalendářových lekcí se vytváří na kartě Faktura. Není to samostatná karta s jiným názvem.

Jak se načítají lekce?

Použijte Mac Kalendář nebo ICS Google. Na obou kartách klikněte na Načíst kalendáře, vyberte Výběr kalendáře:, Odběratel:, Měsíc: a Rok:. Aplikace nemá samostatná pole Od a Do.

Proč se omluvená lekce neúčtuje, ale zrušená ano?

Tak je nastavená logika v aplikaci. Omluveno se přeskočí. Zrušeno a pozdě omluvené lekce se fakturují. Náhradní, přesunuté a odečtené lekce se odečítají.

Musí se ceník shodovat s názvem události v kalendáři?

Ne. Ceník slouží k nastavení ceny odběratele v Adresář. Fakturace potom používá Cena za hodinu uloženou u odběratele.

Proč se faktura nezobrazuje v Platbách nebo Exportu?

Tabulky Platby a Export zobrazují faktury uložené do evidence Flowbily. Pokud jde o staré PDF vytvořené mimo evidenci, aplikace ho v tabulce nemusí zobrazit.

Jak označím platbu převodem jako uhrazenou?

Na kartě Platby načtěte bankovní platbu přes Fio API, Emailové notifikace nebo Import CSV, klikněte na Najít shody a potvrďte návrh párování.

Jak označím hotovostní fakturu jako uhrazenou?

Na kartě Platby najděte hotovostní fakturu v tabulce Faktury vydané a změňte její Stav.

Jaká adresa se používá pro bankovní e-mailové notifikace?

Na kartě Platby otevřete Banka / import ▼ > Emailové notifikace > Zkopírovat adresu pro banku. Aplikace vytvoří adresu ve tvaru platby.{token}@flowbily.com.

Které CSV importy bank jsou připravené?

Připravené jsou Fio banka CSV, Komerční banka a Obecné CSV. Ostatní bankovní profily se mohou zobrazovat jako položky čekající na schéma a nejdou vybrat.

Je XML export určený pro konkrétní účetní program?

Ne. XML na kartě Export je interní souhrn faktur Flowbily. Pro jednu fakturu používá kořen invoice_summary, pro více faktur invoices_summary.

Proč nejde odeslat faktura e-mailem?

Zkontrolujte, že odběratel má e-mail v Adresář, faktura má PDF, v Nastavení je uložené Nastavit SMTP nebo Gmail přihlášení a plán povoluje e-mailové odesílání.

Kde se nastavuje vzhled PDF faktury?

Na kartě Nastavení nastavíte Barva faktury, Logo firmy, Podpis, DPH a splatnost. Editor Obsah e-mailu na kartě Export mění jen tělo e-mailu, ne PDF fakturu.

Kde zadám licenční klíč?

Nikde. Aplikace nepoužívá ruční zadání licenčního klíče v uživatelském rozhraní. Stav plánu se načítá po přihlášení a synchronizaci na kartě Předplatné.